Eventi

Organizzazione

organizzazione eventi aziendali e fiere

La mia agenzia Eventi&20 è una delle prime agenzie di organizzazione eventi e wedding planner di Pordenone e del Friuli Venezia Giulia.

Con un pizzico d’orgoglio dopo quasi vent’anni mi confermo ancora al vertice in questo settore. Mi occupo della progettazione e della messa in scena di importanti eventi e nella mia carriera ho organizzato numerosi appuntamenti di grande rilievo.

Organizzare un evento è un’esperienza unica e complicata al tempo stesso, ci si deve destreggiare tra mille attività prestando sempre attenzione ad ogni dettaglio e minima sfumatura, per questo è fondamentale non improvvisarsi ma lasciarsi guidare da veri professionisti del settore.

Ecco in tre fasi come progetto ed organizzo un evento:

Fase Creativa

Preparo un piano di azione ed una tabella di marcia
Mi serviranno per tenere sotto controllo i progressi fatti e se necessario per modificare strategie ed obiettivi.

Individuo gli Obiettivi
Individuare una buona definizione degli obiettivi è sicuramente la fase più delicata dell’intera progettazione. L’obiettivo dell’evento in sintesi, deve essere in linea con quello che l’azienda si è posta di raggiungere e se corretto, questo determinerà il grado di soddisfazione del pubblico partecipante. Tra gli errori più comuni è quello di sovrapporre agli obiettivi, il budget.

Individuo il Budget
Chiedo al cliente la disponibilità economica destinata alla creazione dell’evento, ma se non è in grado di fornirmi questo dato, lo guido sulla base delle informazioni raccolte, sugli obiettivi che si pone di raggiungere e sulla mia personale esperienza in merito all’organizzazione di eventi.

Individuo la sede dell’evento
Che sia proposta da me o dal cliente, l’importante è valutare che abbia i requisiti necessari per una buona riuscita dell’evento stesso, chiedo se necessario delle planimetrie, così da poter sviluppare al meglio gli spazi da predisporre.

Fase Operativa

Assegno i compiti ai collaboratori
Se sono i miei tengo presente le loro mansioni all’interno della mia azienda, se sono del Cliente studio le loro mansioni e le responsabilità all’interno dell’azienda.

Preparo una bozza del programma
Tenendo conto delle esigenze dell’evento da organizzare e delle eventuali precedenti esperienze.

Invio il programma dell’evento
Predispongo un programma formale con una descrizione dettagliata dell’intero evento da organizzare, in tutte le sue fasi operative, lo invio poi a relatori scelti, a gruppi di lavoro, a collaboratori, a fornitori ed altre eventuali figure coinvolte.

Preparo una Timeline
Preparo una scaletta delle varie azioni da intraprendere che tenga presente: i tempi di svolgimento dell’evento, i contenuti, gli aspetti organizzativi e logistici, la progettazione e la spedizione degli inviti, l’individuazione dei relatori la loro ospitalità e accoglienza, l’arredo della location, i servizi di segreteria, di catering e degli audiovisivi, se richiesto l’interpretariato ed infine la comunicazione e la promozione dell’evento.

Fase Post Evento

Verifiche finali
È proprio vero che l’organizzazione di un’evento non si conclude con la fine dell’evento stesso, ma finirà solo dopo aver portato a termine alcune azioni fondamentali quali: la raccolta delle informazioni (per avere un quadro completo sull’andamento dell’intero evento), la valutazione economica generale delle spese sostenute (per valutare se il consuntivo spese sia in linea con il preventivo), la gestione dei pagamenti (cliente e fornitore) ed infine la verifica degli obiettivi.